Datová schránka: Kdy se vyplatí dát si pozor?

Nestabilita systému

Jedním z hlavních problémů datových schránek je jejich potenciální nestabilita. Systém datových schránek, stejně jako jakýkoli jiný online systém, může být náchylný k technickým problémům, jako jsou výpadky serverů, hackerské útoky nebo softwarové chyby. Tyto problémy mohou vést k nedostupnosti datových schránek, což znemožňuje odesílání a přijímání zpráv. To může být obzvláště problematické v případě důležitých dokumentů s termíny. Kromě toho, i když je systém funkční, stále existuje riziko ztráty dat v důsledku technických problémů. I když jsou tyto události relativně vzácné, mohou mít pro uživatele vážné důsledky, zejména pokud nemají záložní kopie svých dat. Je proto důležité si uvědomit, že datové schránky nejsou neomylné a je důležité mít záložní plán pro případ, že by systém selhal.

Problémy s kompatibilitou

Datové schránky sice přinášejí řadu výhod, ale je potřeba počítat i s některými problémy s kompatibilitou. Ne všechny systémy a programy jsou plně kompatibilní s formáty používanými datovými schránkami. To může vést k potížím s otevíráním, čtením a zpracováním zpráv. Zejména starší verze softwaru nebo specializované programy mohou mít s kompatibilitou problémy. Je proto důležité zajistit, aby vaše systémy byly aktualizované a podporovaly formáty používané datovými schránkami. V opačném případě se vystavujete riziku, že nebudete moci s některými zprávami pracovat. Další problém představuje nutnost instalace a používání speciálního softwaru pro přístup k datové schránce. Ne každý má k dispozici počítač s potřebným programem, což může zkomplikovat přístup k důležitým dokumentům. Mobilní aplikace sice částečně řeší tento problém, ale ne vždy nabízejí plnou funkcionalitu. Problémy s kompatibilitou se tak stávají překážkou v plynulém a efektivním využívání datových schránek.

Složité uživatelské rozhraní

Jednou z hlavních výtek uživatelů je složité a nepřehledné uživatelské rozhraní datové schránky. Pro běžné uživatele, kteří nejsou zvyklí na práci s úředními dokumenty a elektronickým podpisem, může být orientace v systému složitá a matoucí. Mnoho uživatelů kritizuje zastaralý design a komplikované formuláře, které ztěžují odesílání a přijímání zpráv. Chybí intuitivní ovládání a moderní prvky, na které jsou uživatelé zvyklí z běžných webových stránek a aplikací. To vede k frustraci a zbytečné časové ztrátě při vyřizování úředních záležitostí. Pro starší osoby a osoby s nízkou počítačovou gramotností může být používání datové schránky bez pomoci téměř nemožné. Absence responzivního designu znemožňuje pohodlné používání na mobilních telefonech a tabletech, což je v dnešní době velkou nevýhodou.

Nutnost elektronického podpisu

Datové schránky sice přinášejí řadu výhod, ale jejich používání s sebou nese i některé nevýhody. Jednou z nich je nutnost elektronického podpisu u některých typů dokumentů. Absence elektronického podpisu může vést k odmítnutí dokumentu úřadem nebo jinou institucí. Pořizovací cena elektronického podpisu představuje další náklad pro firmy i jednotlivce. Samotné používání elektronického podpisu může být pro některé uživatele, zejména pro ty méně technicky zdatné, komplikované a časově náročné. Nutnost instalace a správy certifikátů a softwaru pro elektronický podpis může být pro některé uživatele odrazující.

Riziko kybernetických útoků

Datové schránky sice přinášejí mnoho výhod, ale je důležité si uvědomit i rizika spojená s jejich používáním. Jedním z nich je i riziko kybernetických útoků. Hackeři a počítačoví piráti se neustále snaží najít skulinky v zabezpečení systémů a datové schránky nejsou výjimkou. Úspěšný útok na datovou schránku může mít pro uživatele fatální následky. Citlivé informace, jako jsou osobní údaje, obchodní tajemství nebo finanční data, se mohou dostat do nepovolaných rukou. To může vést k finančním ztrátám, zneužití identity nebo poškození pověsti.

Je proto nezbytné dodržovat základní bezpečnostní pravidla. Používejte silná hesla a pravidelně je měňte. Nikdy nesdílejte své přihlašovací údaje s nikým jiným. Buďte obezřetní při otevírání příloh a klikání na odkazy v e-mailech, zejména pokud pocházejí z neznámých zdrojů. Pravidelně aktualizujte software a operační systém svého počítače. Důležitá je i volba bezpečného internetového připojení, zejména při přihlašování k datové schránce z veřejných wifi sítí.

Závislost na připojení k internetu

Datová schránka, ačkoliv užitečný nástroj, s sebou nese i jistou míru závislosti na připojení k internetu. Pro přístup k zprávám a dokumentům je nezbytné stabilní a bezpečné připojení. Absence internetu, ať už z důvodu technických problémů či nedostupnosti v dané lokalitě, znemožňuje práci s datovou schránkou. To může být limitující pro ty, kteří se spoléhají na okamžitý přístup k informacím, nebo pro ty, kteří žijí či pracují v oblastech s horším internetovým pokrytím. Tato závislost na připojení představuje další položku na seznamu nevýhod používání datové schránky, jelikož omezuje flexibilitu a mobilitu uživatelů.

Obtížná archivace zpráv

Datové schránky sice přinesly revoluci v komunikaci s úřady, ale jejich archivace s sebou nese i jisté obtíže. Zprávy v datové schránce nejsou automaticky zálohovány. Je na uživateli, aby si zajistil jejich uchování pro případ ztráty dat nebo selhání systému. Problémem může být i dlouhodobá archivace. Formát zpráv v datové schránce se může v čase měnit, což může zkomplikovat jejich čtení v budoucnosti. Problémy s kompatibilitou softwaru a formátů souborů mohou znemožnit přístup k archivovaným zprávám. Archivace velkého množství dat z datové schránky může být finančně i technicky náročná, zvláště pro firmy a instituce s vysokou intenzitou komunikace. Je nutné zajistit dostatečnou kapacitu úložiště a software pro správu archivu. Zákon o elektronické evidenci ukládá povinnosti ohledně archivace elektronických dokumentů, včetně těch z datové schránky. Nedodržení těchto povinností může vést k sankcím. Je proto důležité dbát na důkladnou a bezpečnou archivaci zpráv z datové schránky.

Problém s doručenkami

Jednou z často diskutovaných nevýhod datových schránek je problematika doručenek. Zatímco u klasické pošty existuje alespoň teoretická možnost zpochybnit doručení zásilky, u datových zpráv je situace složitější. Zpráva je doručena v momentě, kdy je doručena do datové schránky adresáta, bez ohledu na to, zda si ji adresát skutečně přečetl. To s sebou nese riziko, že se adresát o důležité zprávě nedozví včas, například z důvodu technických problémů, nepozornosti nebo prosté neochoty datovou schránku kontrolovat. Problémem je i absence notifikace o doručení do emailu, kterou řada uživatelů požaduje. I když existuje možnost nastavení fikce doručení, která určuje, že zpráva se považuje za doručenou po určitém čase, neřeší to zcela problém s nečtenými zprávami. Problémy s doručenkami tak představují jeden z hlavních argumentů kritiků datových schránek, kteří poukazují na to, že systém v praxi nefunguje vždy tak hladce, jak by si někteří představovali.

Nemožnost odvolání zprávy

Jednou z největších nevýhod datových schránek je nevratnost odeslané zprávy. Jakmile je zpráva doručena do datové schránky adresáta, je považována za doručenou a nelze ji vzít zpět. To platí i v případě, že adresát zprávu ještě neotevřel. Tato vlastnost datových schránek může být problematická v situacích, kdy odesílatel zjistí chybu ve zprávě až po jejím odeslání, nebo pokud si odeslání zprávy rozmyslí. V takovém případě nezbývá odesílateli nic jiného, než doufat, že adresát chybu ve zprávě zaregistruje a nebude na jejím základě konat, nebo že bude ochoten akceptovat opravu či odvolání zprávy jinou formou. Tato nevýhoda datových schránek může vést k právním sporům a komplikacím, pokud se odesílatel a adresát neshodnou na platnosti obsahu odeslané zprávy.

Datová schránka sice zjednodušuje komunikaci s úřady, ale co ta bezpečnost? Nedostatek kontroly nad přístupem k citlivým údajům je pro mě velkým rizikem.

Radka Kalousková

Omezení pro fyzické osoby

Pro běžné občany může datová schránka představovat spíše komplikace než užitek. Nevýhodou je povinnost datovou schránku aktivně používat. Po doručení zprávy do schránky běží desetidenní lhůta, po které se zpráva považuje za doručenou, a to i v případě, že jste ji nečetli. To může vést k nepříjemným situacím, jako jsou promeškané lhůty nebo sankce. Pro starší osoby nebo lidi s omezeným přístupem k internetu může být používání datové schránky obtížné. Je nutné mít počítač s připojením k internetu a znát alespoň základní principy jeho fungování. Další nevýhodou je nutnost zabezpečit si počítač a datovou schránku proti zneužití. V případě úniku dat z datové schránky může dojít k zkompromitování citlivých osobních údajů. Používání datové schránky může být také časově náročné. Musíte pravidelně kontrolovat příchozí zprávy a včas na ně reagovat. Pro lidi, kteří dostávají velké množství pošty, to může být značná zátěž. Datová schránka nenahrazuje klasickou poštu. Stále je nutné počítat s tím, že některé dokumenty vám budou doručeny v listinné podobě.

Nevýhody datové schránky

Nevýhoda	Popis
Povinnost používání pro firmy a OSVČ	Pro právnické osoby a OSVČ je používání datové schránky povinné, což může být pro některé subjekty administrativní zátěží.
Nutnost kontroly schránky	Uživatelé jsou povinni pravidelně kontrolovat svou datovou schránku, jinak jim hrozí sankce za zmeškané lhůty.
Složitější používání pro některé uživatele	Pro některé uživatele, zejména starší generaci nebo osoby s nízkou počítačovou gramotností, může být používání datové schránky složité.

Náklady na zřízení a provoz

Ačkoliv je datová schránka prezentována jako bezplatná služba, s jejím zřízením a provozem se pojí určité náklady, které je potřeba zohlednit. Pořizovací náklady se týkají zejména nutnosti pořízení elektronického podpisu, pokud jej již nevlastníte. Cena za elektronický podpis se liší v závislosti na poskytovateli a typu podpisu, obecně se však pohybuje v řádech stovek až tisíců korun ročně.

Provozovat datovou schránku znamená být online. Je nutné počítat s náklady na internetové připojení a případně i na pořízení či upgrade hardwaru, aby bylo možné s datovou schránkou bezproblémově pracovat. Další náklady mohou představovat školení zaměstnanců v oblasti elektronické komunikace a práce s datovou schránkou.

Nezanedbatelným aspektem je také čas strávený učením se práce s datovou schránkou, nastavováním a správou schránky a v neposlední řadě i samotným vyřizováním elektronické pošty. Tyto náklady se hůře kvantifikují, nicméně zejména pro menší firmy a živnostníky mohou představovat nezanedbatelnou zátěž.

Nutnost pravidelné kontroly schránky

Jednou z největších nevýhod datové schránky je nutnost její pravidelné kontroly. Na rozdíl od emailové schránky, kde si sami volíme, jak často kontrolujeme příchozí zprávy, u datové schránky nám tuto povinnost ukládá zákon. Ignorování této povinnosti může mít nepříjemné následky. Zpráva doručená do datové schránky se totiž po 10 dnech považuje za doručenou, a to i v případě, že jste ji neotevřeli. To znamená, že vám mohou běžet důležité lhůty, například pro podání odvolání nebo zaplacení pokuty, aniž byste o tom věděli. Pravidelná kontrola datové schránky je tak nezbytná, abyste se vyhnuli zbytečným sankcím a komplikacím. Bohužel, ne každý má čas a možnost kontrolovat datovou schránku denně, což může být pro některé uživatele, zejména pro podnikatele a firmy, značnou zátěží.

Absence notifikací o nových zprávách

Jedním z často přehlížených problémů datových schránek je absence spolehlivého systému notifikací o nových zprávách. Zatímco e-mailové služby a sociální sítě nás upozorňují na nové zprávy prakticky okamžitě, datové schránky se touto funkcionalitou nemohou pyšnit. Uživatelé jsou tak odkázáni na pravidelné manuální kontroly, zda jim nepřišla nová zpráva. To může být nejenom nepohodlné, ale v případě důležitých dokumentů s krátkou lhůtou splatnosti i rizikové. Absence notifikací může vést k pozdnímu zjištění o doručené výzvě, upomínce nebo jiném důležitém dokumentu. Následkem pak mohou být sankce, penále nebo ztráta výhod. Tento nedostatek je umocněn i tím, že ne každý má datovou schránku zřízenou jako primární komunikační kanál. Mnoho lidí ji kontroluje spíše sporadicky, což riziko promeškání důležité zprávy dále zvyšuje.

Riziko ztráty dat

Jednou z hlavních obav uživatelů datových schránek je riziko ztráty dat. I když je systém datových schránek navržen s ohledem na bezpečnost, stále existuje možnost, že by se vaše data mohla dostat do nepovolaných rukou. Hackeři a počítačoví piráti se neustále snaží najít slabiny v systémech a datové schránky nejsou výjimkou.

V případě úspěšného útoku by mohlo dojít k odcizení citlivých informací, jako jsou osobní údaje, obchodní tajemství nebo finanční data.

Dalším rizikem je ztráta dat v důsledku technické poruchy. I když je systém datových schránek zálohován, nelze vyloučit možnost selhání hardwaru nebo softwaru, které by mohlo vést ke ztrátě dat.

V neposlední řadě je důležité zmínit i lidský faktor. I sebelepší systém je jen tak dobrý, jako lidé, kteří ho používají.

Nedodržení bezpečnostních postupů ze strany uživatelů, jako je sdílení přístupových údajů nebo otevírání podezřelých zpráv, může vést k úniku dat.

Je proto důležité dbát na bezpečnost a dodržovat základní pravidla pro práci s citlivými údaji.

Obtížná komunikace se zahraničím

Jednou z překážek, na kterou naráží datové schránky, je komunikace se zahraničím. Ačkoliv se Česká republika snaží o digitalizaci a propojení s evropskými systémy, stále existují limity. Zahraniční subjekty a občané často datové schránky nemají a ani je nemohou používat. To znemožňuje plnohodnotnou elektronickou komunikaci v případech, kdy je jedna ze stran zahraniční.

Pro firmy a podnikatele, kteří obchodují se zahraničím, to znamená nutnost paralelní komunikace – elektronicky přes datovou schránku pro české úřady a partnery a zároveň klasickou cestou pro zahraniční subjekty. To s sebou nese zdvojování administrativy, náklady na tisk a poštovné a v neposlední řadě i časovou ztrátu.

Problém se dotýká i jednotlivců, například v případě dědického řízení se zahraniční účastí nebo při vyřizování dokladů s úřady v zahraničí. I zde je nutné zasílat dokumenty v listinné podobě, což je zdlouhavé a neefektivní. Ačkoliv existují snahy o zavedení mezinárodních platforem pro bezpečnou elektronickou komunikaci, jejich rozšíření a funkčnost je zatím omezená. Prozatím tak komunikace se zahraničím zůstává slabinou datových schránek.